社会人になれば会社にメールを送ったり、お客様にメールを送ったりとメールを送る機会があります。
4月から社会人になる高校生の皆さんは、入社するまでに仕事で送るメールの書き方を覚えましょう！正しい敬語を使うことやクッション言葉を覚えることで、相手に好印象を与えることができます！
ぜひこの記事を参考に、入社前に準備してくださいね！

メールの書き方のポイント！

仕事で送るメールのやり取りの仕方や
メールを書くときのポイントも紹介するので参考にしてくださいね！

・社外の方（他社・お客様）に初めてメールを送る時
初めてメールを送る時は「初めまして」や「突然のメール失礼いたします」と自己紹介を！
初めましての挨拶が無いままや自己紹介をせずに、いきなり本題に入るのはNGです。

また、誰か分からないメールは不信感を与えてしまいます。
挨拶と自己紹介は社会人として基本なので、必ず書きましょうね！

・相手の会社を指す時は「御社」ではなく「貴社」と使おう
自社以外の会社を指すときは「御社」と言いますが、文面に書くときは「貴社」と書きます。
御社と言いなれてしまい、メールを送る時も書いてしまいがちですが、「貴社」と書くように意識しましょう！

・社内メールでは宛名を「○○部　○○部長」社外メールでは「株式会社○○　○○部　部長○○様」
他社に送るメールもあれば、自社に送る社内メールもあります。
社内メールでは「部署名」と「名前+役職」と書きますが、他社では「会社名」「部署」「役職」「名前+様」と丁寧に書きます。

・社外の方に対して（他社やクライアント、お客様）初めてではなくても、丁寧なあいさつから書き始めよう
「大変、お世話になっております」「先日は、貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」
同じ人に2回目以降のメールを送る時は、具体的な自己紹介は必要ないですが、会社名と名前と上記のような挨拶から書き始めましょう。

・教えてほしいことがある時
「ご教示いただけますか」
何か聞きたいことがあったり、質問があるときは「教えていただけますか」ではなく「ご教示いただけますか」等というようにしましょう。
お客様と関わる時も情報を聞いたりすることがあると思います。

・「〇日までに返信が欲しいです」ではなく「〇日までにご返信をいただけますと幸いです」と使う
「○○までにやってほしい」や「○○までにお願いしたいです」などは正しい敬語ではありません。
何かお願いしたいことがあれば「幸いです」と文章の最後に付けましょう。

クッション言葉って知ってる？？

クッション言葉とは・・・ストレートに内容を伝える時、きつい・冷たいという印象を与えないために、「お手数おかけしますが」などの言葉を本題に入る前に使うことで和らげて伝えることができるのがクッション言葉です。

メールでよく使われる、クッション言葉をご紹介します！

・何かを依頼したい時→「差し支えなければ」
会社やお客様に対して絶対やってほしいこと以外に、出来ればお願いしたいという内容もあると思います。
そういった時に「差し支えなければ・・・」と使うと柔らかな言い方になります。

・助けになれそうな時→「もし可能であれば」「ご都合がよろしければ」
自分たちでできることがあれば、上から目線の言い方にならないように、「もし可能であればお手伝いしましょうか」「ご都合がよろしければお手伝いしましょうか」と使いましょう。

・断るとき→「申し訳ございませんが」
断るときに、ストレートに言ってしまうと冷たい印象やきつく聞こえる時があります。
断ることがあれば、まずは「申し訳ございません」と一言加えるようにしましょう。

・相手が質問をしてきたとき→「説明が足りず失礼いたしました」
丁寧な対応をするためには、自分に非がなくてもマナーとして、「失礼しました」という言葉を入れましょう。メールでは相手の感情がわかりません。どんな時も丁寧なメールを心掛ける必要があります。

・日程調整をしたいとき→「ご都合いかがでしょうか」
例えば、打ち合わせの日時を決めたいときに、「この日、予定空いていますか」と聞くのはNGです。より丁寧に聞こえるのが「ご都合いかがでしょうか」なので意識して使いましょう！

★ここでポイント！
先に可能な日程の提示をするときや最終決定したときには「何月何日何曜日何時」までメールに書くようにしましょう！

・気遣いも大事！→「齟齬ありますか？」「この理解で合っていますか？」
やり取りが終わった後に、認識のずれがないかどうかを確認するために「この理解で合っていますか？」といって相手が確認や質問がしやすいように一言入れることも大切です！

・締めの言葉も！
内容だけ書いて終わりではなく、最後には一言書くようにしましょう！

例）・引き続きよろしくお願いいたします。
　　・何卒よろしくお願いいたします。
　　・ご自愛ください。
　　・ご確認お願いいたします。
　　・不明点があればご指摘ください。お気軽にお問い合わせください。

相手の負担になったり、ストレートに伝えると責めているように聞こえてしまう場合でもクッション言葉を使えば、角が立たない、失礼にならないように伝えることができます。
言葉を和らげてくれるのがクッション言葉です。メールを送る時は、クッション言葉も意識して使ってみてくださいね！

メールを送る時こそ丁寧で正しい敬語を

上司や社外の人にメールを送る時は、敬語の使い方やクッション言葉を意識しましょう。

メールは相手の顔が見れないので、その時の表情や雰囲気が読めません。メールを送る時こそ、正しい敬語やクッション言葉を使うことで、好印象を与えることもでき、相手も質問しやすくなったりします。メールを送る時は、特に気遣って丁寧で正しい敬語を使いましょう。

社会人になり、メールを送る機会があれば、ぜひこの記事を参考にしてくださいね！