社会人になると社内や外部の取引先など、様々な場面で年齢が異なる人たちと接することになります。
入社前に相手や場面に応じた「ふさわしい敬語」や「ビジネスマナー」を身に付けておけば、社会人としてのスタートをスムーズに切ることができますよ。

今回の記事では、実際に会社での電話対応でよく使われる言葉の使い方や、電話対応の失敗を防ぐための対処法について紹介していきます。

社会人としての電話対応の仕方

電話対応のマナーは、社会人として必ず身に付けておく必要があります。
社会人として避けては通れない電話を受ける時の対応を状況別でご紹介するのでぜひ参考にしてみてくださいね。

 ・弊社/御社の使い分け

弊社は自社のことを指し、御社は自社以外の会社のことを指します。

失敗談

他社の担当者の名前を知りたい時「弊社のご担当者のお名前を伺ってもよろしいでしょうか。」と聞いたけど、

他社のことは「御社」と使わないといけないのに、「弊社」と言ってしまった。

→電話対応の時、他社は「御社」と言いましょう。

弊社/御社の使い方は、就職活動の時、面接練習や履歴書の書き方で学んだ高校生もいると思います。

・担当者が不在の場合の伝え方
失敗談

「ただいま○○（担当者名）は、○○株式会社様と〜についての打ち合わせをしております」

取引先の会社名や打ち合わせ内容を言ってしまった。

→担当者が不在の時は、具体的な内容を言う必要はありません。
「ただいま○○（担当者名）は打ち合わせをしております」と言いましょう。

また失敗談にもある会社名や内容を伝えてしまうと、外部に自社の情報を漏らすことになるので気を付けましょう。

担当者が不在の場合は、他にも「外出している/出張中です/席を外しています/休みを取っている」のように簡単な説明で大丈夫です！

・会社の人の名前を言う時

失敗談

「○○課長は～、○○部長は～」「○○さんは〜」名前+役職名/名前+さんで話してしまった。

→「課長の○○は、部長の○○は」と言いましょう。
普段自分が○○課長や○○さんと話していても、社外の人には名前の後に役職名+さんは使わないように意識しましょう。

電話対応で正しい言葉を使うことで相手も違和感なくスムーズに会話ができます。

また、会社に電話の内容について分かる担当者がいない場合やこちらから折り返しかけ直しすればいいのか、相手がまた電話をかけてくれるのかなど状況によって言葉の使い方が変わったり、対応が変わるので気を付けながら電話対応をしましょう。

電話対応の失敗を防ぐための対処法

電話対応の失敗を防ぐための対処法は、言葉の使い方以外にも気を付けるポイントがあるのでご紹介します。

■メモとペンを常に用意しておく
電話を受ける時に、会社名/担当者名/用件など大切な情報を担当者に正確に伝えるため、聞いて記憶するのではなくメモを残しましょう。

■聞き取れなかった時は、もう一度話してもらうか再度確認を取るようにする
電話を受ける時、電話内容に該当する担当者にあやふやな情報を伝えないために、聞き取れなかった情報はもう一度話してもらうようにします。

電話相手の声が小さい時や早口で聞き取れなかった時は、間接的に相手に伝えましょう。
例えば、「申し訳ございません、少々お電話が遠いようなのですが、」と間接的に伝えることで、声を大きくしてくれたり、ゆっくり話してくれたりします。
電話相手に「お声が小さくて聞き取れません」と直接的に伝えることは相手を責めるように聞こえてしまうので、気を付けましょう。

■落ち着いて電話対応をしよう
初めて電話を受け対応をする時や、電話対応が苦手な方もいると思います。
その時に、焦ってしまう気持ちもわかりますが、焦ると情報を正確にメモできなかったり、言葉の使い方や敬語を間違えてしまいます。
緊張して焦った時ほど、ゆっくり話すことを意識しましょう。ゆっくり丁寧に対応することで相手も落ち着いた対応をしてくれる可能性が高くなります。

電話対応の失敗を防ぐ対処法をご紹介しました。メモとペンを事前に用意しておくことはもちろん、落ち着いた対応をしましょう。

電話対応は、会社の印象にもつながります。ふさわしい言葉の使い方やビジネスマナーを覚えておくことで、会社のイメージアップにもなりますので、意識しましょう。

電話対応を正しく行うために

電話対応での言葉の使い方や失敗を防ぐ対処法をまとめました。
電話対応に慣れないうちは「弊社」と「御社の」使い方を間違えたり、緊張して焦ってしまったりと失敗をするかもしれませんが、この記事を参考に気を付けましょう。特に敬語の使い方は、入社前に覚えておくことでスムーズに電話対応ができると思います。
本当に困った時や分からない時は、先輩や同期に質問をしたり代わりに対応してもらいましょう。何よりも相手に失礼のないように対応し、電話内容に該当する担当者に正確な情報を伝えることが一番重要です。落ち着いて丁寧な対応を心がけましょう。ぜひこの記事を参考にしてください。